Privacy- en cookieverklaring Gennu B.V. (versie 2024-2)

Gennu B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van jouw privacy.

Wij beschermen je gegevens zorgvuldig tegen verlies, misbruik of ander ongeoorloofd gebruik. We passen de van toepassing zijnde wet- en regelgeving met betrekking tot jouw privacy toe, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze verklaring leggen we uit hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan en hoe we de wet toepassen.

Het doel van deze verklaring is om transparant te zijn over de verwerkingen die Gennu B.V. onderneemt met de persoonsgegevens buiten haar eigen organisatie.

Deze verklaring kan in de loop van de tijd worden gewijzigd, bijvoorbeeld als de wet verandert of als wij bepaalde verwerkingen toevoegen of beëindigen. De meest recente versie wordt telkens op onze website www.gennu.nl gepubliceerd en wij raden je aan deze regelmatig te raadplegen.

Mocht je over deze verklaring of over onze verwerking van jouw gegevens vragen hebben, dan kun je je wenden tot onze privacyfunctionaris via het e-mailadres privacy@gennu.nl.

1. Doelen en grondslagen van de verwerkingen

De verwerkingen door Gennu B.V. worden uitsluitend uitgevoerd in verband met haar activiteiten: het coördineren van projecten, het ontwerpen, leveren en installeren van keukens, het leveren en installeren van keukenapparatuur.

Dit doel kan worden onderverdeeld in een aantal subdoelen. In deze paragraaf 1. leggen wij uit welke (categorieën) persoonsgegevens wij verwerken voor welke van die subdoelen. Om persoonsgegevens te mogen verwerken moet er ook een wettelijke grondslag aanwezig zijn. Ook deze benoemen we in deze paragraaf 1.

1.1 Levering van onze producten en diensten

Wanneer jij als zakelijke relatie belangstelling hebt getoond voor één van onze producten of diensten en vervolgens overgaat tot de aanschaf hiervan, moeten wij bepaalde gegevens van je verzamelen. Voor de coördinatie van projecten, maar ook wanneer wij jouw keuken hebben geleverd gebruiken wij deze gegevens tevens om service te leveren.

De categorieën persoonsgegevens die wij van jou voor dit subdoel verwerken zijn contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), telefoongesprekken (voor trainingsdoeleinden) en dergelijken.

Wij slaan jouw gegevens hiervoor op in ons eigen informatiesysteem en in een online portal waartoe de partijen met wie wij samenwerken om onze overeenkomst met jou goed uit te voeren, toegang hebben (zie ook hierna onder 4: 'Ontvangers van persoonsgegevens').

Als wij met jou een overeenkomst sluiten, is de wettelijke grondslag voor de hiergenoemde verwerkingen dat deze verwerkingen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent, of om op jouw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (bijvoorbeeld ontwerpen van een keuken). Als wij een overeenkomst sluiten met een derde op grond waarvan wij in jouw project een keuken plaatsen, is de grondslag 'noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang' (dat belang is de uitvoering van onze en jouw overeenkomst met die derde).

1.2 Bedrijfsvoering

Wanneer jij onze contactpersoon bent voor één van de organisaties met wie wij samenwerken (zoals bijvoorbeeld aannemers, woningbouwcorporaties, opdrachtgevers, projectontwikkelaars, installatie- en montagebedrijven, transporteurs) verwerken wij jouw naam, functie en zakelijke contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) om contact met je te onderhouden over onze projecten en leveringen.

Wij slaan jouw gegevens hiervoor op in ons eigen informatiesysteem en (voor zover noodzakelijk) in een online portal waartoe de partijen met wie wij samenwerken om onze overeenkomst met klanten goed uit te voeren, toegang hebben (zie ook hierna onder 4: 'Ontvangers van persoonsgegevens').

De wettelijke grondslag voor deze verwerkingen is dat deze noodzakelijk zijn voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. Dit belang is het goed kunnen uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten.

1.3 Marketing van onze producten

Wij brengen op verschillende manieren onze producten bij onze doelgroep(en) onder de aandacht, namelijk:

a) Wanneer je van ons een product hebt afgenomen of je hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief, houden wij je periodiek per e-mail op de hoogte van (acties voor) onze producten.

b) Op onze website zijn cookies van zogenaamde social media platforms geïnstalleerd. Daarover leest je meer onder 2. ('cookies').

De grondslag voor de verwerkingen onder a) (voor zover je geen bestaande relatie bent) en b), is toestemming. Die toestemming geef je ons als je ons jouw gegevens verstrekt om informatie te ontvangen, door je in te schrijven voor onze nieuwsbrief dan wel door onze pagina op social media platforms te 'liken' of 'volgen'. Wanneer je een bestaande klant bent is de grondslag 'noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang', te weten het onderhouden van een relatie met onze klanten. Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken door je uit te schrijven van onze mailings of ons niet langer te 'liken' of te 'volgen' op social media platforms.

2. Cookies

Cookies zijn kleine bestandjes die via jouw internetbrowser op je computer, mobiele telefoon of tablet worden geïnstalleerd. Wij maken gebruik van 'first-' en 'third-party' cookies. 'First-party' cookies zijn cookies die wij zelf plaatsen, 'third-party' cookies zijn cookies die door derden via onze website worden geïnstalleerd en uitgelezen.

Cookies kunnen verder worden onderscheiden in niet-commerciële cookies en commerciële cookies.

Niet-commerciële cookies

De niet-commerciële cookies die wij installeren zijn 'technische' en 'functionele' cookies. Die cookies zijn nodig voor het goed functioneren van onze website (bijvoorbeeld om gegevens te verwerken, in te loggen of content te kunnen bekijken). Het plaatsen en uitlezen hiervan wordt niet beschouwd als een verwerking van persoonsgegevens. Wij plaatsen ook 'analytische cookies'. Die gebruiken wij alleen om informatie te verkrijgen over de kwaliteit en/of effectiviteit van onze website. Deze cookies worden door ons privacyvriendelijk ingesteld en worden daarom ook niet beschouwd als cookies waardoor persoonsgegevens worden verwerkt.

Commerciële cookies

Als cookies worden geïnstalleerd en uitgelezen voor commerciële doeleinden (zoals het volgen van online gedrag van een persoon), worden ze geacht persoonsgegevens (zoals een IP-adres of informatie over online gedrag) te verzamelen. De commerciële cookies die wij plaatsen zijn 'sociale media plugin cookies'. De social media plugin cookies (LinkedIn) die wij plaatsen, maken het gebruikers van die sociale media mogelijk om onze pagina op dat social media platform te 'liken' of 'volgen' en te delen met hun contacten binnen dat platform.

Om de informatie in deze privacy- en cookieverklaring beknopt te houden en om te zorgen dat de informatie over het gebruik van social media plugin cookies die hier wordt gepubliceerd niet verouderd is, geven wij er de voorkeur aan jou te informeren over die cookies door te verwijzen naar de cookie statement van het sociale media platform:

Cookiebeleid LinkedIn

Je kunt jouw browser zo instellen dat cookies niet automatisch op jouw computer worden geplaatst. Let er op dat als je het plaatsen van cookies onmogelijk maakt door jouw browser zo in te stellen dat alle cookies worden geweigerd, er een kans bestaat dat (bepaalde) functies niet werken en dat je beperkt toegang hebt tot onze website(s).

3. Ontvangers van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij van jou als contactpersoon van onze relaties verwerken, worden alleen gedeeld met derden voor zover dat noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering. Denk daarbij aan andere relaties die betrokken zijn bij hetzelfde project en daarvoor contact met jou moeten onderhouden, of zakelijke dienstverleners (zoals een accountant, bank of jurist).

De informatie in deze privacy- en cookieverklaring wordt mede namens deze vestigingen verstrekt. Wanneer je een verzoek tot specifieke informatie of tot uitoefening van jouw rechten als bedoeld onder genoemd onder 6. tot een vestiging wilt richten, kun je contact opnemen met onze privacyfunctionaris als hiervoor vermeld.

De persoonsgegevens die wij van jou voor marketingdoeleinden gebruiken, worden niet met derden gedeeld (met uitzondering van de social media platforms wanneer je ons 'liket' of 'volgt' op zo’n platform. Het social media platform is zelf verantwoordelijk voor haar verdere verwerking van jouw gegevens en voor informatie over de bescherming hiervan verwijzen wij je naar de privacyverklaring van dat social media platform.

Intern worden je persoonsgegevens alleen gebruikt door medewerkers voor zover noodzakelijk om de onder 1. beschreven doelen te bereiken. Deze beperkte toegang tot je persoonsgegevens wordt gewaarborgd door inzagerechten in en beveiliging van de toegang tot ons informatiesysteem.

Tot slot worden alle categorieën persoonsgegevens die wij verwerken gedeeld met zogenaamde verwerkers. Dit zijn onze IT leveranciers waaraan we de uitvoering van de verwerkingen waarvoor wij verantwoordelijk zijn hebben uitbesteed. Voorbeelden daarvan zijn leveranciers van externe software (voor e-mailmarketing, telecommunicatiediensten, het ontwerpen van keukens) en van hostingdiensten (van de websites). Verwerkers hebben de wettelijke plicht om zich te houden aan de instructies van hun opdrachtgevers, om persoonsgegevens strikt geheim te houden en om passende beveiligingsmaatregelen te garanderen. Wij hebben met onze verwerkers een verwerkersovereenkomst gesloten om dit te waarborgen. Onze verwerkers hebben alleen toegang tot de door hen verwerkte persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening, bijvoorbeeld in het geval van een (dreigend) datalek.

Alle persoonsgegevens die onder onze verantwoordelijkheid worden verwerkt, worden opgeslagen op servers die zich op het grondgebied van de Europese Unie bevinden.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren de persoonsgegevens als genoemd onder 1. niet langer dan voor het daar genoemde doel noodzakelijk is, tenzij we ze langer moeten bewaren om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen.

We houden daarbij rekening met de volgende aspecten: de duur van de overeenkomst tussen ons en jou, wettelijke bewaartermijnen, verjaringstermijnen voor het instellen van juridische claims, de gemiddelde levensduur van onze producten, de noodzaak om gegevens op te slaan voor later gebruik (waar mogelijk geanonimiseerd). Dat betekent concreet het volgende.

Als we jouw persoonsgegevens hebben verwerkt voor de levering van een product of dienst (ook als je opdracht op enig moment is geannuleerd), bewaren wij deze voor een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar waarin de aflevering (of annulering) plaatsvond om te voldoen aan onze wettelijke bewaarplicht op grond van belastingwetgeving. Om service te leveren, bewaren wij uw persoonsgegevens na de aflevering voor een periode van tien jaar.

Als we jouw persoonsgegevens hebben ontvangen van onze partners of van jou, naar aanleiding van jouw verzoek via onze website om je informatie toe te sturen, of er naar aanleiding van deze communicatie geen vervolgcontact is, of je geeft aan niet langer geïnteresseerd te zijn in onze producten of diensten, bewaren wij jouw gegevens maximaal drie maanden. Wanneer je bent ingeschreven voor onze nieuwsbrief of ons op een social media platform hebt 'geliket' of 'volgt' bewaren wij jouw gegevens tot je gebruikmaakt van de mogelijkheid je uit te schrijven c.q. ons niet meer 'liket' of 'volgt' op een social media platform door het wijzigen van je instellingen.

Als er in de loop van een bewaartermijn een juridisch geschil ontstaat tussen ons en jij of jouw organisatie, zullen we jouw persoonsgegevens bewaren totdat dat geschil is beëindigd.

Na verloop van één van de hiervoor genoemde bewaartermijnen vernietigen of anonimiseren wij jouw persoonsgegevens definitief.

6. Jouw rechten

De wet geeft je bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Deze zijn: het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Deze zullen we kort aan je uitleggen.

Recht op inzage

Het recht op inzage houdt in dat wij je op jouw verzoek moeten laten weten welke persoonsgegevens we van je verwerken.

Recht op rectificatie

Het recht op rectificatie houdt in dat, wanneer de persoonsgegevens die wij van je verwerken onjuist zijn, wij deze op jouw verzoek moeten corrigeren.

Recht op wissing

Het recht op wissing houdt in dat je ons kunt verzoeken je gegevens te verwijderen, onder meer wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie hierna) en wij geen 'dwingende gronden' hebben om ze nog langer te verwerken.

Recht op beperking

Het recht op beperking houdt in dat wanneer je:

• van mening bent dat de gegevens niet juist zijn of dat de verwerking van de gegevens onrechtmatig of onnodig is, maar in verband met jouw juridische positie niet gewist kunnen worden;

of

• bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking (zie hierna) je ons kunt verzoeken de verwerking op te schorten.

Wij mogen dan - uitzonderingen daargelaten - de persoonsgegevens zonder je toestemming alleen nog opslaan tot duidelijk is of jouw standpunt terecht is. Dit geldt ook voor de verwerkers die wij moeten informeren.

Recht op bezwaar

Het recht op bezwaar houdt in dat je je kunt verzetten tegen de verwerkingen die wij uitvoeren op grond van ons gerechtvaardigd belang. Wij beëindigen dan de betreffende verwerking, tenzij we 'dwingende gronden' hebben om dit niet te doen. Voor zover je toestemming hebt verleend voor een verwerking (bijvoorbeeld de ontvangst van een nieuwsbrief), kun je bezwaar maken door gebruik te maken van jouw afmeldmogelijkheid.

Recht op dataportabiliteit

Het recht op dataportabiliteit houdt in dat je ons kunt verzoeken de persoonsgegevens (die je zelf aan ons hebt verstrekt) aan je ter beschikking te stellen, zodat je ze ergens anders kunt (laten) verwerken.

Je kunt verzoeken tot het uitoefenen van de hiervoor genoemde rechten aan ons richten door een e-mail te sturen aan privacy@gennu.nl.

Wij zullen binnen ten hoogste een maand op jouw verzoek reageren. We zullen je laten weten wat de eventuele consequenties zijn van het voldoen aan je verzoek. Als we van mening zijn dat we goede redenen hebben om jouw verzoek (ten dele) te weigeren, zullen we je die redenen in onze reactie laten weten. Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat wij, door aan jouw verzoek te beantwoorden, onze rechten niet meer kunnen uitoefenen.

Tot slot berichten wij je dat mocht je van mening zijn dat wij door onze verwerking van jouw persoonsgegevens in strijd met de wet handelen, we dat graag vernemen. We proberen dan met jou een oplossing te vinden om tegemoet te komen aan jouw bezwaren. Komen we er toch niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie hiervoor de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Nijkerk, juni 2024

Gennu B.V.
Zeilmaker 9
3861 SM Nijkerk
Tel. 033 – 247 40 74